先月、そして今月を含めて、忙しい日々が続いています。
幸いに仕事自体は順調です。
チーム全体としては顧客様にとってなくてはならない存在になりつづあります。
ここで一つメモしたいこと、そして今後もより意識した方が良いことを書き残します。
それは優先順位の調整です。非常に当たり前なことです。
ストーリーの発端は顧客様から、６人が必要の見積で、５月中旬に終わらせたいという新しいタスクです。
僕の所で、大きいタスクと小さいタスクをトータルで２０個ほどを常にマネジメントしています。
二つ大きいタスクにすでに１２人を投入していることを顧客に知らせ済みです。もちろん実際はより少ない人数でやっていますが、それでも多人数でやっています。
ですので、この新しい仕事に新たに６人を投入することは不可能です。
それでまず仕事を引き受けて、二人体制でスタートしました。
一人で一日処理できる量を見積して、中盤から一人追加、更に後半にもう一人のヘルプ参加の計画を立てました。
この計画はギリギリ顧客の期待日程を守るようになっています。
初めての作業なので、最初から遅れが発生しました。
見積通りにアウトプット出せませんでした。
更にこのタスクがA、B、Cのようにより小さいタスクに分けられました。
最初のタスクAは最終的に土日出勤の対応でギリギリ日程を守りました。
本来ならタスクA完了後、タスクBをスタートの予定ですが、タスクAに不具合が発生して、それを対応するため、１週間ほどかかりました。
その後のタスクBは１週間遅れのスタートです。
すでにタスクAを一度やったので、タスクBは早くできるでしょうと僕を含めてその二人も思いました。
しかし結果はそうではありませんでした。
上に言ったように、この作業を２人でやっていました。
中の一人の能力が著しく低く、行動が遅い上、積極的に動いてくれませんでした。
他のメンバーも忙しいから面倒見れなかったりして、僕は直接一緒に座って、出た問題をその場で解決するまで付き合いました。
元々僕自身は皆んなより忙しいから、限界があります。色々外部とのやり取りは主に僕がやるからです。
初めてできないメンバーにスケジュールの遅延が発生するリスクを２回味わいました。
軽く説教したりもしましたが、短期間の成長は期待できません。
そこでタスクB開始からの三日目、自分は顧客向け報告用のレポートを他のメンバーに僕の前で見せました。
特に能力の高いメンバーらにです。
今のタスク以外、全体のタスクが予定通りに進めていること
他の進んでいるタスクの優先度を少し下げ、１週間そちらの作業を一旦停止でも、そこのリソースをこちらにシフト済みのこと
顧客に対して、僕が立っているスケジュールを守り切りたいこと
オフショアメンバーも更にこちらに一人参加すること
副リーダーに対して、上記の状況を説明しました。
彼の作業はすでに予定より早めに進めたから、是非ヘルプとしてこちらに参加してほしいと強く依頼しました。
多人数で作業開始の前、作業のプロセスを僕は最初に決めましたが、その後、他のメンバーがより効率の良いやり方を見つかりました。
その方法をみんなにシェアして、最初に立てたスケジュールに合わせられるようにこのタスクの担当に再リスケを依頼しました。
リスケとその後の改善、僕もたまに実作業へのフォロー、皆んなの協力で少しずつ挽回して、元のスケジュール通りに進められるようになりました。
それで、週末の顧客様報告で、全てのタスクがグリーンのオンスケ状態で、顧客を安心させられました。
遅れが発生した時、元のメンバーだけでは改善は無理です。
そこでタスク間のスケジュール調整相談を含めたリソース調整、より能力の高いメンバーの投入で挽回できました。
メンバー達も疲れたので、今週末に皆んな一緒に新しい店を探して、食事することにしました。
皆んなに今回の件の振り返り、改善すべき点、そして感謝を述べたい。インド同僚がいるから、英語で。
遅れが発生した場合、どうしようどうしようと慌てても、状況は変わりません。
そこで視点を問題点から一旦離れて、全体を見渡して、他のヘルプを導入して、まず目の前の問題を解決しよう。
それが解決できたら、その後に振り返り、プロセス改善などやれば良いです。
無事難関をクリアできて、これからこの類の仕事がどんどん来る予想です。
頑張りましょう。
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